Eingang (unzugeordnet)

Gesendet

Alles, was aus dem Cockpit verschickt wurde — mit Empfänger, Anhang und Absender.

Neue Anfragen

Formular für die eigene Website

Dieses Formular auf der eigenen Website einbetten — Anfragen landen automatisch hier zur Prüfung.

Export

Lädt die aktuellen Daten als CSV-Datei herunter.

Kunden importieren

CSV-Datei auswählen — Spalten werden automatisch erkannt, du bestätigst die Zuordnung vor dem Import.

Produkte / Preisliste importieren

CSV-Datei mit Bezeichnung und Preis auswählen.

Rollen im Überblick

• admin — Vollzugriff, inkl. Mitarbeiterverwaltung
• buero — Alles außer Mitarbeiterverwaltung (Kunden, Angebote, Rechnungen, Statistik, E-Mails, Anrufe, Projekte)
• mitarbeiter — Kunden, Angebote, E-Mails, Anrufe, Projekte (keine Rechnungen/Statistik)
• monteur — Nur Kunden-Kontext, Projekte/Aufgaben, Dateien (keine Angebote/Kommunikation/Finanzen)

Neuer Mitarbeiter

Firma

Gespeichert.

Steuersätze

Auswahl für Produkte und Positionen, z. B. 19 % und 7 % in Deutschland. Bereits erstellte Angebote und Rechnungen behalten ihren Satz, auch wenn du die Liste änderst.

Währungen & Wechselkurse

Weitere Währungen für Kunden im Ausland. Katalogpreise werden zum hier hinterlegten Kurs umgerechnet; jedes Dokument speichert den Kurs vom Tag der Erstellung.

Formulare (Angebot & Rechnung)

Titel, Texte, Farbe und Logo-Position deiner PDFs. Platzhalter wie {kunde_name} werden beim Erzeugen ersetzt.

E-Mail-Vorlagen

Texte, mit denen Angebote, Rechnungen und Nachrichten vorbefüllt werden. Vor dem Senden kannst du jeden Text noch anpassen.

Firmenlogo

Empfohlen: Querformat (breiter als hoch), JPG oder PNG, max. 2 MB.

Rechnungsnummerierung

Rechnungsnummern müssen fortlaufend und lückenlos sein. Wechselst du von einer anderen Software, trag hier einmalig die nächste zu vergebende Zahl ein, damit deine Zählung nahtlos weitergeht — leer lassen setzt auf die automatische Zählung ab 0001 zurück.

Ansicht

Legt fest, wann abgeschlossene Projekte und bezahlte Rechnungen in der Kundenansicht eingeklappt werden.

Berechtigungen

Diese Tabelle gilt für die Rollen Büro, Mitarbeiter und Planer. Der Admin hat immer Vollzugriff.

Die Rolle Monteur ist fest und nicht einstellbar: Sie sieht Kunden, Projekte, Aufgaben und den Kalender und füllt Lieferscheine aus. Firmendaten, Rechnungen und Einstellungen sieht sie nicht.

KI-Assistent (Claude)

Internettelefonie (Sipgate)

Lizenzschlüssel

Datensicherung

Automatische Backups liegen auf diesem Rechner und schützen gegen versehentliches Löschen. Gegen Diebstahl, Defekt oder einen kompletten Ausfall hilft das nicht — dafür einmal wöchentlich hier ein Backup herunterladen und getrennt aufbewahren (z. B. USB-Stick, eigene Cloud).

Vollständige Sicherung (verschlüsselt)

Enthält Daten und die Schlüsseldatei, damit gespeicherte Passwörter (Mailkonto, Sipgate, KI) nach einer Wiederherstellung funktionieren. Die Passphrase wird nirgends gespeichert. Ohne sie ist die Sicherung nicht lesbar.